Cómo estandarizar las operaciones de Airbnb en diferentes ciudades: procedimientos operativos estándar, paneles de control y acuerdos de nivel de servicio.

Transforma el caos de múltiples ciudades en una máquina Airbnb escalable.

Gestionar un Airbnb ya es un trabajo arduo. Gestionar anuncios en tres o cuatro ciudades sin sistemas bien definidos es un caos. Los limpiadores pasan por alto pequeños detalles, los precios varían de un mercado a otro y los propietarios envían mensajes a todas horas preguntando por qué una casa está completamente reservada mientras que otra permanece vacía.

Cuando esto sucede, el problema no radica en la ciudad, los huéspedes ni siquiera las plataformas. El problema es que el negocio se sustenta en la memoria colectiva y los chats grupales en lugar de sistemas claros y repetibles. Para escalar de forma rentable, se necesitan operaciones que funcionen siempre de la misma manera, independientemente de la ubicación del establecimiento.

En Tangy Management, nos enfocamos en simplificar tareas complejas. Los procedimientos operativos estándar, los paneles de control intuitivos para los propietarios y los acuerdos claros con proveedores locales le permiten ofrecer estancias consistentes en diversos mercados. Con la llegada de las temporadas altas y el aumento del volumen de reservas, optimizar su servicio de gestión de reservas de Airbnb es una de las maneras más inteligentes de proteger tanto sus ingresos como su marca.

Crea procedimientos operativos estándar (SOP) sólidos como una roca que funcionen en cualquier ciudad.

La clave del éxito en múltiples ciudades reside en un plan de acción claro para cada estancia. Se trata de una serie de pasos que nunca cambian, incluso cuando la ciudad lo hace. Imagínelo como la forma en que su marca gestiona una estancia, desde la reserva hasta la reseña.

Tu plan de acción principal debería abarcar aspectos como:

• Controles y confirmaciones previas a la llegada
• Duración y tono estándar del mensaje para huéspedes
• Pasos de limpieza y preparación para cada reserva
• Rutinas de inspección y fotografía antes y después de cada huésped.
• Normas para el manejo de daños y problemas

A continuación, separe lo que es global de lo que es local. Los SOP globales son aquellos que se aplican a todos los listados, tales como:

• Plantillas de mensajes para confirmación de reserva, registro de entrada y solicitudes de reseñas
• Controles diarios de precios y normas sobre estancias mínimas.
• Estándares de respuesta para preguntas y quejas de los huéspedes

Los complementos locales son los que le dan a cada ciudad su propio sabor, como por ejemplo:

• Normativa municipal sobre permisos, registro y límites de invitados
• Días de recogida de basura y reciclaje y cómo deben colocarse los contenedores.
• Notas sobre el estacionamiento, particularidades de la asociación de propietarios y horarios de silencio.
• Notas meteorológicas como planes para la nieve o preparación para tormentas.

La clave está en evitar tener que reescribir todo para cada mercado. Lo ideal es tener un procedimiento operativo estándar (POE) base claro, con secciones locales breves que se puedan integrar.

Los SOP también deben ser útiles en la práctica, no quedarse guardados en una carpeta. Hemos comprobado que ayuda lo siguiente:

• Convierta cada paso en listas de verificación dentro de su sistema de administración de propiedades.
• Proporcione a los limpiadores guías optimizadas para móviles con fotos, no solo texto.
• Graba breves tutoriales en vídeo para nuevos vendedores o coanfitriones.

Cuando los pasos son fáciles de seguir en un teléfono, todos tienen más posibilidades de hacer las cosas a tu manera, siempre.

Diseñar paneles de control para propietarios que reduzcan las idas y venidas.

A los propietarios les importan dos cosas fundamentales: el rendimiento de su negocio y cómo se le cuida. Los largos hilos de correo electrónico y las capturas de pantalla aleatorias rara vez les brindan esa claridad.

Un panel de control útil para el propietario simplifica las cosas. De un vistazo, el propietario debería poder ver:

• Ingresos comparados con un objetivo claro
• Tendencias de ocupación por mes o temporada
• Lista de próximas reservas y fechas bloqueadas
• Elementos de mantenimiento pendientes y trabajos recientes realizados

Al expandirse a varias ciudades, el potencial de un panel de control aumenta. Una vista unificada recopila datos de su servicio de gestión de reservas de Airbnb, herramientas de precios y registros de mantenimiento. Los propietarios pueden ver el rendimiento de su cabaña de montaña, apartamento urbano y casa de playa, todo en un mismo lugar y con el mismo formato.

Los paneles de control también se convierten en una discreta herramienta de atención al cliente. Con la configuración adecuada, puedes:

• Responda previamente a las preguntas sobre por qué algunas semanas son más lentas que otras.
• Muestre cómo se comparan las temporadas intermedias con los períodos de mayor afluencia turística.
• Resaltar cuándo se ajustan los precios o se prueban las promociones
• Calma las preocupaciones sobre los huecos en el calendario porque los datos son visibles.

Cuanto más puedan los propietarios resolver sus dudas por sí mismos, menos mensajes nocturnos recibirás solicitando actualizaciones. Esto te dará más tiempo para gestionar las operaciones.

Asegura los acuerdos de nivel de servicio (SLA) de los proveedores locales para que los estándares no se vean afectados.

Los buenos proveedores locales son un tesoro, pero incluso las personas excelentes necesitan reglas claras. Los acuerdos de nivel de servicio (SLA) te ayudan a mantener estándares rigurosos en diferentes ciudades sin necesidad de estar presente físicamente.

Para limpiadores, personal de mantenimiento e inspectores, sus acuerdos de nivel de servicio (SLA) deben especificar lo siguiente:

• Con qué rapidez deben responder a los mensajes y a las nuevas órdenes de trabajo.
• Cuándo y cómo proporcionan pruebas fotográficas de cada trabajo.
• ¿Qué listas de verificación deben completarse para cada limpieza o reparación?
• Cómo y cuándo agravan los daños o los problemas causados ​​por los huéspedes.

Estas reglas deben aplicarse en todos los mercados para que tu marca tenga la misma percepción en todas partes. Al mismo tiempo, cada ciudad tiene su propio ritmo. Tus acuerdos de nivel de servicio (SLA) deben contemplar aspectos como:

• Retrasos por mal tiempo debido a la nieve, fuertes lluvias o tormentas.
• Normas del edificio sobre el uso de ascensores, zonas de carga y descarga o horarios de silencio.
• Los horarios de entrada y salida varían entre los centros urbanos y las zonas turísticas.

El objetivo es proteger sus estándares respetando al mismo tiempo la realidad local.

Para mantener todo bajo control, utilice métricas sencillas y claras:

• Salidas no realizadas o tardías
• Tasas de re-limpieza cuando no se cumplen los estándares la primera vez.
• Tiempo transcurrido desde el reporte hasta la solución de problemas de mantenimiento comunes.
• Volumen de quejas de los huéspedes relacionadas con la limpieza o el mantenimiento.

Al medir estos aspectos en diferentes proveedores y ciudades, se puede ver rápidamente quién necesita capacitación, quién es un profesional destacado y dónde se necesita un cambio.

Centraliza la mensajería y las reservas sin perder el toque local.

La comunicación con los huéspedes puede ser tu mayor fortaleza o tu peor quebradero de cabeza. Cuando los mensajes circulan por teléfonos y bandejas de entrada aleatorios, el tono y la sincronización se desorganizan rápidamente.

Centralizar la mensajería en un centro compartido cambia eso. Un servicio sólido de gestión de reservas de Airbnb te permite:

• Dirige todos los mensajes de huéspedes y reservas a una bandeja de entrada unificada.
• Mantenga tiempos de respuesta consistentes en todas las zonas horarias.
• Aplicar las mismas decisiones políticas, independientemente de la ciudad.

A partir de ahí, puedes incorporar el toque local sin perder el control. Una forma sencilla es capacitar a "líderes locales" en cada mercado. Su función:

• Responda preguntas específicas de la zona sobre estacionamiento, restaurantes y actividades.
• Ayuda durante fenómenos meteorológicos o interrupciones locales.
• Mantén una lista actualizada de preguntas frecuentes e incorpóralas a tus plantillas.

Para proteger la voz de tu marca, estandariza las plantillas para momentos clave como:

• Confirmación de la reserva e información previa a la llegada
• Controles de entrada y seguimiento de incidencias durante la estancia.
• Recordatorios de pago y solicitudes de reseñas

Luego, permite pequeños ajustes que se ajusten a la marca para que cada ciudad pueda añadir sus propios consejos y normas. Los huéspedes perciben el toque local, pero la experiencia general sigue siendo la de una sola empresa, no la de una mezcla aleatoria de anfitriones.

Transforme los sistemas en crecimiento para su cartera de propiedades en múltiples ciudades.

La expansión a nivel de ciudades no comienza con la adición de más opciones de alojamiento. Comienza con la optimización del funcionamiento de cada estancia. Durante el próximo trimestre, es útil elegir un único sistema central para estandarizar primero, como por ejemplo:

• Su manual de procedimientos operativos estándar (SOP) global y local.
• Paneles de control del propietario y expectativas de informes
• Acuerdos de nivel de servicio (SLA) con proveedores y seguimiento del rendimiento

Una vez establecida esa base, analiza con objetividad tu infraestructura tecnológica. Muchos anfitriones terminan usando herramientas diferentes en distintas ciudades. Pregúntate dónde están desconectados tu sistema de gestión de propiedades, tus herramientas de precios y el servicio de gestión de reservas de Airbnb. Dondequiera que veas trabajo manual repetitivo, suele haber una oportunidad para conectar herramientas o ajustar los flujos de trabajo.

En Tangy Management, nos especializamos en el diseño, la comercialización y la gestión de alquileres vacacionales, priorizando la rentabilidad y el diseño, sin dejar de ofrecer una atención personalizada y cercana. Ya sea en un pueblo de montaña, una ciudad costera o el centro de la ciudad, nuestros sistemas permiten una gestión sencilla y eficiente, garantizando así una experiencia uniforme tanto para huéspedes como para propietarios.

Deja que nuestros expertos maximicen tus ingresos de Airbnb.

Si está listo para reducir el estrés y obtener más ingresos de su propiedad, nuestro Servicio de gestión de reservas de Airbnb está diseñado para encargarse de los detalles por usted. En Tangy Management, nos ocupamos de los precios, la comunicación con los huéspedes y los calendarios para que usted pueda concentrarse en lo que más importa. Contáctenos Contactar con nosotros y le explicaremos paso a paso cómo podemos optimizar su anuncio y simplificar su experiencia de alojamiento web.